Kosten fulfilment uitbesteden
Fulfilment is het gehele proces van het ontvangen van een bestelling tot aflevering van de bestelling bij de klant. Onder fulfilment uitbesteden leest u hier meer over.
Uw fulfilment is reeds uitbesteed of u wilt het gaan uitbesteden. Hierbij vraagt u zich af wat de kosten voor het uitbesteden van fulfilment zouden moeten zijn en welke partij het best bij jullie past. Er zijn nogal wat aanbieders met even zovele prijsmodellen.
Hoe kunt u appels met appels vergelijken en tot de best mogelijke totale kosten (kostprijs) komen? Onderstaand proces helpt om gedegen te werk te gaan. Onderhandelen over prijzen heeft weinig nut zonder eerst de gewenste dienst duidelijk te omschrijven en vast te leggen wat de kosten zijn voor de verschillende onderdelen die deze dienst vormen. Zo voorkomt u verrassingen achteraf!
Stappen fulfilment uitbesteden:
Wij hanteren een standaard proces die wij voor uw specifieke situatie aanpassen (klik op het groen plusje voor een beschrijving van elke stap).
1. Welke categorie fulfilment bedrijf past het best bij jullie?
Hierbij valt te denken aan fulfilment bedrijven in een drietal categorieën:
- Voor startende- en middelgrote bedrijven
- Voor middelgrote bedrijven
- Voor grote bedrijven
Indien u het liefst samenwerkt met de grootste bedrijven op het gebied van fulfilment en uw bedrijf valt bijvoorbeeld in de eerste-, danwel tweede categorie, bedenk dan wel dat u een minder belangrijke klant bent.
Omgekeerd kan het ook een minder goede keuze zijn om als middelgroot bedrijf aan te sluiten bij een eerste categorie met het idee om een heel belangrijke klant te zijn. U kunt zich dan afvragen of het bedrijf uw werk wel goed aan kan en wat de consequenties voor het fulfilment bedrijf zijn als u daar weg wilt.
Een ander belangrijk aspect is de eventuele specialisatie van het fulfilment bedrijf:
- De meeste fulfilment bedrijven specialiseren zich in fast moving products. Er zijn er ook die juist een specialisatie hebben in slow moving products
- Denk aan specialisatie in fashion of juist alles behalve fashion
- Alleen B2B (Business to Business) of ook B2C (Business to Consumer)
- Etc
Er is geen goede of foute keuze hierin, het belangrijkste is dit goed af te wegen en een bewuste keuze te maken zodat de relatie langdurig en beide kanten op, goed werkt.
2. Samenstellen lijst fulfilment bedrijven die aan jullie criteria voldoen
Er zijn nogal wat fulfilment bedrijven in de markt. Met de inzichten uit stap 1, kan een selectie gemaakt worden van 10-15 bedrijven voor een offerte aanvraag (tender proces). Bel deze bedrijven om hun interesse en match met jullie onderneming te checken. Willen ze aan de offerte aanvraag meedoen?
3. Beschrijf uw huidige situatie in de offerteaanvraag
- Zet goed op papier hoeveel orders u per jaar haalt, hoeveel producten u gemiddeld in opslag heeft, van welke afmetingen en gewicht, is een speciale behandeling van uw producten bij verzending noodzakelijk, verwachtte jaarlijkse groei, gewenste cut-off time, opslag als flatpack (pick locatie) en dozen/pallet locaties
- Wat de huidige uitdagingen zijn die u met uitbesteden wilt oplossen
- Gewenste overstapdatum
- Welke koppelingen er nodig zijn (denk aan magento, shopify, Channel Engine, etc)
- …. en nog veel meer
4. Ontwikkel een duidelijke Service Level Agreement (SLA)
Dit is vaak een gemiste kans indien niet vooraf alle onderdelen van een af te nemen dienst, duidelijk worden omschreven. Geen verrassingen achteraf en dus ook geen discussies achteraf! Als er iets is wat een relatie schaadt, dan zijn het wel de discussies achteraf.
Een goede SLA bevat o.a. de volgende Key Performance Indicators (KPI’s) ofwel prestatie-indicatoren:
- Goederen ontvangst
- Voorraadbetrouwbaarheid
- Order verwerking
- Leverbetrouwbaarheid
- Retouren afhandeling
- Piekmomenten
Elk van bovengenoemde KPI’s heeft een aantal subonderdelen en een waarde zodat deze kunnen worden gemeten.
5. Stuur uw offerteaanvraag uit
Stuur uw offerteaanvraag uit inclusief de eerder ontwikkelde SLA naar die bedrijven die u eerder in het proces hebt geselecteerd. Geef de bedrijven minimaal twee weken de tijd om te reageren. Kwaliteit is hierbij belangrijker dan de snelheid van het uitbrengen van een offerte.
Maak gebruik van een eigen template als antwoordformulier voor de offerte aanvraag. Dit is een investering in tijd vooraf maar zal achteraf bij het analyseren van de offertes heel veel tijd besparen en zorgt ervoor dat u appels met appels vergelijkt. Doet u dat niet, dan is het bijzonder moeilijk om de offertes van alle aanbieders, met hun eigen (prijs)modellen, goed te vergelijken.
Neem in het antwoordformulier ook een sectie op met vragen over de leverancier zelf.
6. Fulfilment prijzen vergelijken
Komt u bij het analyseren van de offertes prijzen tegen voor een bepaald deel van de dienst die (relatief tot de anderen) niet goed kunnen zijn, dan is dat meestal ook zo. Alhoewel dit in uw eigen voordeel of nadeel kan zijn, benader het bedrijf en bespreek deze punten. Loop de offerte samen door. Dit voorkomt verrassingen achteraf en toont uw serieuze interesse in een mogelijke samenwerking.
Eenmaal alle offertes vergeleken, selecteer een top 3 om verder mee te praten. Waarom 3? Twee kan ook, één raden we af. Tijdens dit proces kan het door allerlei redenen voor komen dat één of meer bedrijven zich terugtrekken of dat u tot het inzicht komt dat deze bedrijven toch niet passend zijn voor de gewenste samenwerking. Voor al die omstandigheden is het goed om nog voldoende alternatieven achter de hand te houden.
Waarom geen top 5? Dit is een lastige. Met 5 bedrijven in onderhandeling zijn kost ontzettend veel tijd en laat richting deze bedrijven niet zien dat u hun tijd ook belangrijk vindt. Ze maken immers minder kans op succes.
7. Selecteer het best passende fulfilment bedrijf
Inmiddels bent u zover om het best passende fulfilment bedrijf te selecteren. Let op: dit is zeker niet het bedrijf met alleen de laagste prijs, neem alle onderdelen van de dienstverlening mee in de afweging. Bel twee of meer referenties op om de ervaringen van andere klanten in uw afweging mee te nemen.
8. Contracteren met SLA
Een contract zonder een SLA (zie punt 4) waarmee de dienstverlening duidelijk en meetbaar is, kan voor verrassingen achteraf zorgen. Voorkom dit!
9. Do’s en Don’ts
Let tijdens dit proces goed op wat u wel (do’s) of juist niet moet doen (don’ts):
Do’s |
Don’ts |
Zet altijd de juiste informatie op papier | Overdrijf niet. Groeikansen kunt u apart benoemen |
Zorg dat u (een deel van) de bedrijven bezoekt voordat u een offerte aanvraagt. Hier leert u van en kunt u de leerpunten in uw offerteaanvraag verwerken | Focus niet alleen op de prijzen. Prijzen alleen zegt niets over hoe goed of minder goed een bedrijf is in wat ze doen |
Vraag offertes aan met een eigen template. Wil een bedrijf geen offerte uitbrengen omdat ze standaard tarieven hanteren, dan bestaat de kans op verrassingen achteraf | Indien u dit bedrijf toch interessant vindt, ga niet ervan uit dat het alleen bij die standaard tarieven blijft. Zorg dat u desnoods zelf een berekening maakt op basis van de informatie die u heeft en leg daarna deze berekening voor aan het bedrijf. Vraag wat u eventueel in de berekening mist |
Stel in uw offerteaanvraag de voor jullie belangrijkste vragen waaronder ook referenties die u mag bellen in het geval u met elkaar door wilt | Bel niet alleen de referenties op die de leverancier heeft opgegeven maar probeer zelf ook klanten van dit bedrijf te achterhalen en bel onaangekondigd één of twee op. Ondernemers onder elkaar zullen altijd proberen te helpen. |
Bij het aangaan van een nieuwe relatie is het logisch alles goed te regelen om de gewenste dienst af te nemen en verrassingen achteraf te voorkomen. Zorg dat u ook de condities voor het verbreken van de relatie heel goed op papier hebt staan! | Het kan zijn dat het bedrijf niet akkoord gaat met het opnemen van condities voor het verbreken van de relatie. Ga hier nooit mee akkoord. We hebben het hier niet over opzegging en dergelijke maar de kosten voor uitslag van uw producten, verpakkingsmateriaal, wilt u bijvoorbeeld in het weekend over uw producten kunnen beschikken om geen sales tijdens werkdagen te verliezen, etc. |
Is er naast alle belangrijke onderwerpen, ook een goede klik met het bedrijf (vooral ook tijdens de onderhandelingen)? | Beoordeel het bedrijf (goede of slechte indruk) niet alleen op basis van één persoon die u heeft gesproken. Probeer ook zijn/haar collega’s uit de operatie te spreken te krijgen. Die zijn mogelijk nog belangrijker als u met elkaar door wilt |
Waarmee kunnen wij u van dienst zijn?
- U denkt aan het uitbesteden van uw in-huis fulfilment. U heeft hier expertise en commerciële ondersteuning bij nodig
- U wilt een benchmark laten uitvoeren om uw huidige fulfilment partner met de markt te vergelijken
- U bent door gewijzigde omstandigheden of andere redenen, op zoek naar een nieuwe fulfilment partner
Voorbeelden van afgeronde projecten:
In een persoonlijk gesprek vertellen we u graag meer over referentie projecten, onze werkwijze en de kansen voor uw bedrijf.
Meerdere webshops ecom bedrijf
Onze werkzaamheden:
- Opportunity assessment: benchmarking huidige fulfilment partner met de markt (Nederland) met als doel verlagen van de integrale kostprijs
- Tender proces voor het vinden van een nieuwe fulfilment partner
- Ontwikkeling SLA
- Contracteren
Fashion bedrijf – internationaal actief
Onze werkzaamheden:
- Opportunity assessment: benchmarking huidige fulfilment partner met de markt (Nederland) met als doel verlagen van de integrale kostprijs en verbeteren van de dienstverlening
- Tender proces voor het vinden van een nieuwe fulfilment partner voor de segmenten ecom, retail en wholesale
- Ontwikkeling SLA
- Contracteren
Wat mag u van ons verwachten?
Met een gedegen inkoopproces vinden we de juiste fulfilment partner die bij jullie bedrijf past en contracteren deze tegen commercieel zeer aantrekkelijke condities.
Voor offerteaanvragen hebben wij een efficiënt antwoordformulier ontwikkeld die leveranciers graag invullen. Daarnaast passen we onze standaard SLA aan aan de wensen van onze klant en de mogelijkheden van het te contracteren bedrijf. Ons standaard contract is in balans voor zowel de klant als leverancier.
Voor deze dienst hanteren we een fixed prijs. Geen verrassingen achteraf en met een track-record van succesvolle inkooptrajecten helpen we u graag uw doelen te behalen.